Ko podjetje začne rasti, slej ko prej pride trenutek, ko postane delo težje organizirati. Informacije prihajajo iz vseh strani, projekti postajajo večji, komunikacije je vedno več, ekipa pa hitro izgubi občutek, kaj je bilo dogovorjeno in kaj še čaka na naslednji korak.
Takrat veliko podjetij začne iskati rešitev v CRM ali workspace sistemih.
Na prvi pogled se zdi odločitev precej enostavna. Nekaj deset evrov na uporabnika mesečno pogosto ne izgleda kot velik strošek. Za manjšo ekipo je to lahko nekaj sto evrov na mesec, kar večina podjetij hitro sprejme kot investicijo v boljšo organizacijo.
Toda prava cena se običajno pokaže šele kasneje.
Veliko sistemov je zelo zmogljivih, vendar hkrati tudi precej kompleksnih. Podjetje hitro ugotovi, da osnovni paket pogosto ni dovolj. Za bolj napredno uporabo so potrebne dodatne funkcije, integracije, avtomatizacije ali višji paketi. Sistem, ki je na začetku deloval cenovno dostopen, lahko hitro postane precej večji strošek.
A zanimivo je, da denar pogosto sploh ni največji problem.
Veliko večji izziv postane način, kako nov sistem sprejme ekipa.
Vodstvo v novem orodju vidi več reda, več nadzora in boljši pregled nad podjetjem. Zaposleni pa pogosto vidijo predvsem dodatno delo. Namesto občutka, da jim sistem pomaga, dobijo občutek, da morajo zdaj poleg svojega dela skrbeti še za pravilno označevanje nalog, statuse, obrazce in administracijo.
Takrat se začnejo iskati bližnjice.
Del komunikacije ostane v emailih. Nekaj informacij pristane v zasebnih sporočilih. Določene stvari se uredijo po telefonu. Sistem pa počasi postane le še ena obveznost, ki jo ekipa uporablja zato, ker jo mora — ne zato, ker bi ji dejansko olajšal delo.
In ravno tukaj veliko podjetij ugotovi, da problem pogosto ni v ljudeh ali v samem sistemu.
Problem je v kompleksnosti.
Mnoga orodja so bila zgrajena za velike procese, velika podjetja in zelo specifične načine dela. Manjše ekipe pa pogosto potrebujejo predvsem nekaj drugega — jasnost, preglednost in občutek, da sistem pomaga delu namesto da ga upočasnjuje.
Prav zato smo pri razvoju Cukete veliko pozornosti namenili poenostavljanju uporabniške izkušnje. Ne zato, ker kompleksni sistemi niso dobri, ampak zato, ker veliko ekip v resnici potrebuje manj funkcij in bolj enostaven način sodelovanja.
Naš cilj je bil ustvariti workspace, ki ga ekipa hitro razume, stranke pa lahko uporabljajo brez dolgega uvajanja ali občutka, da vstopajo v še en zapleten sistem.
Ker verjamemo, da dobra organizacija dela ne bi smela pomeniti več kompleksnosti.